Wedding Planner et Coordination de mariage : décryptage !

Les conseils de l’agence d’organisation de mariages SUNSHINE LOVE, Wedding & Event Planner à Bordeaux

Faire appel à une organisatrice de mariage pour vous aider à finaliser vos préparatifs et lui confier la coordination de votre journée de mariage ? Vous vous êtes peut-être posé la question ? Faire appel à un Wedding Planner constitue la solution idéale pour tous les couples d’amoureux qui ont souhaité organiser eux même leur mariage mais qui veulent pouvoir profiter pleinement et garder l’esprit libre le jour j!

Mais concrètement c’est quoi la coordination de mariage et quels sont les avantages à confier la coordination de votre jour j à une Wedding Planner ?

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C'est quoi une coordination de mariage?

Pendant des mois, vous avez peaufiné dans le moindre détails l’organisation de votre mariage. Vous avez déniché le lieu de réception parfait pour organiser la jolie fête. Vous avez sélectionné un à un les prestataires dont le travail vous a touché en plein cœur et que vous avez souhaité réunir autour de vous le jour j.  Vous avez imaginé une décoration reflétant à la perfection votre univers. Bref, vous avez tout préparé, il est temps de souffler et que rien ne vous empêche de vivre votre journée de mariage dans la joie et la bonne humeur !

Le jour j, vous souhaitez pouvoir profiter pleinement de votre famille et de vos amis. Vous n’imaginez pas que vos plus proches ne puissent pas profiter, à vos côtés, le plus sereinement possible de cette journée. Ces instants magiques de partage et de complicité continueront d’écrire votre histoire.

Coordonner votre journée de mariage, c’est veiller au bon déroulé de la journée que vous aurez tant rêvée et vous permettre de vivre toutes ces belles émotions.

Présente toute la journée à vos côtés, votre wedding planner est en charge de tout orchestrer en coulisses. Sa mission première : vous décharger des milles détails auxquels vous devrez penser et vous rassurer. Elle accueille, coordonne et répond aux diverses sollicitations de l’ensemble de l’équipe de prestataires. Tout est ainsi orchestré dans le moindre détail avec adaptabilité et en toute discrétion. Elle s’assure de la fluidité du déroulé de la journée. Votre coordinatrice de mariage installe également vos petits éléments de décoration. Et bien sûr elle prend soin de vous et de vos invités !

Vous vous dites « nos témoins et nos familles peuvent le faire ! ». Oui, bien sûr, ils peuvent tout mettre en œuvre et se démener pour vous faire plaisir. Ils peuvent contacter le DJ pour lui faire part des surprises. Ils peuvent être sur le front dés 6h du matin pour sublimer votre lieu de réception et installer les 150 mètres de guirlandes lumineuses dont vous rêvez pour créer un magnifique ciel étoilé. Ils peuvent ne pas profiter du cocktail pour finaliser l’allumage des bougies et faire une dernière vérif du plan de table. Ils peuvent courir dans tout le domaine pour trouver un câble assez long pour brancher le photobooth. Oui ils peuvent faire tout ça, c’est vrai. Mais grâce à votre coordinatrice de mariage, TOUS VOS INVITES passeront une bonne journée et PROFITERONS de la magie de ces instants si précieux après des moins de préparatifs et d’investissement.  

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Votre wedding planner = votre coach !

La coordination de votre journée de mariage démarre bien avant le jour j. En effet, quelques mois avant votre mariage, la mission de la wedding planner que vous aurez choisi pour vivre cette belle aventure à vos côtés, prend en main le projet dans sa globalité. Le but : vous conseiller et peaufiner les derniers points d’organisation.

Lors de vos premiers échanges, il sera important pour votre wedding planner de recueillir toutes les infos relatives à votre mariage. L’idée est donc de réaliser un check up complet : prestataires sélectionnés, style et éléments de décoration prévus, temps forts et timing de la journée, bref absolument tout ce que vous avez prévu.

A partir des précieuses informations que vous lui aurez transmises, votre coordinatrice de mariages pourra vous guider dans la dernière ligne droite de vos préparatifs de mariage. Après une mise à plat de la logistique globale de votre mariage et validation de l’état d’avancement général elle pourra préconiser les derniers ajustements à caler.

La wedding planner en charge de la coordination de votre mariage fera un bilan complet et précis des informations contenues dans les contrats de votre team de prestataires : horaires, conditions d’annulation, modalités de règlement, frais de repas/d’hébergement/de déplacement, demandes particulières, etc. Au delà de lui permettre de faire un point sur le cahier des charges qui a été signé avec vous pour faire en sorte qu’il soit respecté le jour j, ces informations l’aideront à établir le planning de la journée. 

La gestion et la coordination de vos prestataires

Dès lors qu’elle aura fait le point et pris connaissance de votre projet de mariage, votre organisatrice de mariages devient le contact privilégié de tous vos prestataires. Cela vous permettra de vivre plus sereinement les semaines qui vous séparent de votre journée de mariage.

Elle prendra le temps de les contacter pour se présenter et valider avec chacun d’entre eux ce qui a été convenu avec vous, les futurs mariés, en termes de déroulé. En charge de coordonner votre mariage, elle veillera à ce que chacun ait les informations dont il a besoin pour assurer sa mission au mieux et dans les meilleures conditions possibles. Elle se met véritablement au service de vos prestataires. Elle notera les contraintes techniques et logistiques de chacun et veillera à faire la liaison entre chacun des prestataires concernés. Cela évitera les malentendus le jour j. Elle leur enverra par la suite un planning général. Il s’agit d’une feuille de route récapitulative, personnalisée, et regroupant toutes les infos dont chaque prestataire a besoin : cahier des charges, contacts, adresses, informations essentielles, etc.

Prendre en charge la coordination de votre mariage, c’est aussi, accueillir tous vos prestataires tout au long de votre journée de mariage. Leur (re-)faire visiter les lieux, de (re-)préciser le déroulé de la journée et de les aider à s’installer et veiller à leur confort de travail. Votre wedding planner s’assure que tout se déroule parfaitement selon le cahier des charges établi et répond à toutes leurs questions.

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Visite Technique de votre lieu de réception

Avant votre mariage, la coordinatrice de votre mariage réalisera une ou plusieurs visites techniques de votre lieu de réception avec les prestataires qui ont besoin de réaliser un repérage des lieux : traiteur, fleuriste, photographe, décorateur, etc. C’est l’occasion d’échanger en direct avec certains de vos prestataires et de veiller à valider les derniers points essentiels pour garantir la qualité de leur prestation selon vos attentes et les dernières modifications.

La visite sert également à éviter toute incompatibilité technique le jour j.

Vous en êtes au début de vos préparatifs et de vos recherches ? Vous vous perdez un peu dans la quantité de choses auxquelles penser? Retrouvez nos articles pour vous guider dans vos préparatifs de mariage et dans le choix de votre lieu de réception 1 et 2.

Réalisation de votre planning

Tout le monde est maintenant informé du déroulé de la journée et de toutes vos envies ! Coordonner votre jour j, c’est prendre soin de réaliser le planning général de votre journée de mariage. Ce planning est transmis et partagé avec chaque prestataire. Très détaillé, il est adapté à chaque prestataire en fonction de son rôle, ses horaires, ses missions.

Pour assurer une coordination de mariage avec le moins d’imprévus possible à gérer, votre wedding planner contacte chaque prestataire pour établir et valider ce planning et les points les plus essentiels. Si d’éventuelles difficultés sont soulevées, en termes de faisabilité, ils échangent entre eux et évoquent ensuite avec les mariés les solutions les plus adaptées.

Coordonner votre journée de mariage c’est s’assurer que le planning établi est respecté et que chaque détail qui compte pour vous et vos proches sera suivi à la lettre. D’où l’importance de recueillir un maximum d’informations avant le mariage pour ne pas chambouler toute l’organisation prévue.

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Accompagner vos proches

Votre wedding planner est dans la confidence des surprises réservées par vos proches. Être informée de chaque intervention prévue le plus tôt possible est primordial pour assurer la fluidité de la journée. Elle entre donc rapidement en contact avec eux. Elle veille également à ce que le caractère de ces surprises n’aille pas contre vos souhaits. Elle conseille votre famille et vos proches sur leur nombre, leur durée.

En collaboration avec le traiteur et le DJ, ainsi que les autres prestataires concernés comme votre photographe, elle s’assure que toutes ces interventions sont intégrées de façon logique au planning. Et comme, coordonner votre mariage, c’est être un peu magicienne, elle s’assure de tous les éléments techniques, des formats, de la compatibilité du matériel sur place.Votre coordinatrice de mariage peut, si besoin, mettre en relation vos prestataires et vos proches de façon à valider les détails techniques les plus pointus. Le jour j, vos proches peuvent s’éclipser et tester rapidement les supports en amont.  Elle s’assure ainsi que ces jolies surprises ne perturbent pas le bon déroulé de la journée, ne gênent en aucun cas le travail de chacun et veille au suivi du planning pour garantir la fluidité de votre réception de mariage.

Gestion du timing et des imprévus

Avec discrétion et beaucoup de sourires distribués, votre wedding planner, armée de son planning, veille au bon déroulé de la journée et à ce que tout s’enchaine avec fluidité.

Votre coordonnatrice de mariage veille au confort de vos invités. En fonction du planning établi, elle les accueille et les guide sur les lieux de vos cérémonies.

En cas d’imprévus, de météo capricieuse, de petits changements de dernière minute, la coordinatrice de mariage présente échangera avec les prestataires pour vous proposer les solutions les mieux adaptées. Votre wedding planner se fait le relais de tous vos prestataires. Le jour j, vous n’échangez qu’avec elle pour éviter d’être sollicités de toute part.

Votre wedding planner s’assure qu’aucun couac ne s’est glissé sur le plan de table, cela même après le désistement de 4 personnes le matin même du mariage.

Installer votre décoration

Tous les lieux de réception ne permettent pas d’accéder aux différents espaces la veille du mariage. Il y a fort à parier que le matin même, vous et vos invités préfériez profiter sans stress de l’instant privilégié de vos préparatifs.  Faire appel à une wedding planner pour coordonner votre journée de mariage, c’est aussi lui confier, la mise en place de vos petits éléments de décoration.

Tout aura été calé en amont avec la coordinatrice de votre mariage : les livraisons de mobilier, la disposition des éléments loués, l’agencement des espaces selon les plans a et b. Lors de vos échanges et la visite technique du lieu de réception pendant les préparatifs du mariage, vous aurez détaillé toute la décoration que vous aurez imaginé et conçu pour mettre en scène votre univers et votre histoire.

Vous aurez validé avec votre coordinatrice de mariage le plan de salle, le plan de tables et les différents espaces à sublimer à partir de croquis et de plans à l’échelle. Selon votre check list d’éléments à installer et grâce à vos indications précises, votre coordinatrice installera les petits éléments de votre décoration : panneau de bienvenue, papeterie, centres de table, bougies, etc.Vous aurez, par exemple, pensé à prendre des photos d’une table test.

Certaines agences de wedding planner vous proposent de vous accompagner pour imaginer votre projet de scénographie. Elles vous proposent des formules de décoration de mariage pour aller au-delà de cette simple installation de petits éléments de décoration le jour j.

Notre agence bordelaise se charge d'imaginer et de mettre en scène la décoration de votre mariage.  Entourés des meilleurs prestataires, (fleuristes, créateur de papeterie, d’objets de décoration, etc.), ils veilleront à créer, rien que pour vous, une scénographie sur-mesure ! 

Plus d’informations sur notre prestation « Scénographie de mariage », en cliquant ici !

Vous avez tout simplement besoin de faire le plein d’inspirations ? Un petit coup d’œil sur nos tableaux d’inspirations Pinterest pour en savoir plus sur notre univers créatif, et le tour est joué. Si vous suivez nos aventures sur Instagram, vous avez sans doute déjà aperçu quelques-unes de nos influences !

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Alors convaincus que la solution que pour profiter à 10 000 de votre mariage, vous devez faire appel à une coordinatrice de mariage? Qui souhaitez-vous embarquer dans votre folle aventure?

Source Photos : PINTEREST

Wedding Planner à Bordeaux, nous organisons, scénographions et coordonnons des mariages cools, chics & authentiques sur-mesure. 

Nous confier la coordination de votre journée de mariage, c’est la garantie d’en apprécier chaque moment.

Coordonner votre journée de mariage, c’est être présente souvent très tôt le matin et ne s’éclipser, bien souvent, qu’après l’ouverture de la soirée dansante. C’est vivre des journées marathon, intenses mais récompensées par vos sourires et l’enthousiasme de vos invités. Pour découvrir plus en détail le contenu de notre prestation “Coordination de votre journée de mariage“, c’est par ici. 

Ensemble nous allons vivre une grande aventure qui laissera de jolis souvenirs dans nos têtes et dans nos cœurs. Vous souhaitez en savoir plus sur l’agence? Sur tous nos services d’organisation de mariage et de jolies fêtes ?

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